二次会代行お役立ちコラム

成功のコツはやることリスト!二次会の司会に役立つ情報です

司会のやることと言えば当日の進行とまとめ役のイメージがありますが、ゲストの見えていないところで多くの仕事をこなしています。二次会は2~3日で段取りが決まるものではなく、計画は半年~3ヶ月前から行うのが一般的です。そこから打ち合わせや会費の決定、会場を抑えるなど様々な事をしなければなりません。ここでは初めて進行役を努める方はもちろんですが、よりスムーズにこなしたいと考える方に役立つ情報を公開しています。

どのくらい前に依頼するべき?

仲の良い友人に司会をしてもらいたいが、どのくらい前に依頼をすれば失礼にならないのでしょうか?二次会を計画するのは結婚式を考えるのと同じタイミングなので、計画を立てようと思った時点で打診しておくのがベストです。依頼した友人が必ずしもOKを出してくれるとは限りませんし、急いで計画を立てると穴が空く可能性もあります。

また式を挙げるシーズンによっては予約が殺到していて、中々予約が出来ない可能性もあるのでとにかく早めに行動するのがベストです。声をかける際もこちらの意見を押し付けるのではなく、あくまでも「お願いをしている立場」という事を忘れないで下さい。

結婚式や二次会の主役は新郎新婦ですし、多くのゲストがお祝いしてくれるのはわかりますが進行役もその一人です。この考えを念頭に置かないと「進行役をさせてあげている。」と上から目線になってしまい、友人との関係がこじれるケースもあります。もちろん引き受けてくれたらお礼だけでは無く会費を取らない、後でお礼金を渡すなどの配慮が必要です。

まずは打ち合わせで大まかな流れを把握

友人が司会を引き受けてくれたらまずは打ち合わせをして、新郎新婦と顔合わせをして下さい。どちらも出席してコミュニケーションを取っておくとトラブル回避にも繋がりますし、希望を伝えやすくなります。どうしても片方しかこられない場合はチャットアプリやメールを使って、関係者全員と情報共有し引き継ぎ漏れを防ぎます。

進行役のおおまかな流れは本番5~6ヶ月前には招待客をリストアップし、会場を大まかに決めて下見します。4ヶ月前には会場を決定しておくのが良いですが、シーズンによっては希望の場所が空いていないケースもあるので複数候補を挙げておくと良いです。あとは招待状や出欠リストの作成、当日のプログラムの作成をします。余興が必要な場合はこのタイミングで声かけすると良いです。

当日、司会はもちろんですが、会場との最終打ち合わせに受付、片づけをおこないます。これらの流れを把握しリストアップしておくと動きやすいですし、ミスを潰せます。

予算や会費はどうすべき?

打ち合わせや計画をしている際に気になるのが予算・会費の問題です。司会が独断で決める訳にもいかないので、必ず新郎新婦と相談して双方が納得いくまで話し合います。会費の内訳は会場料・飲食代・設備の使用料・ケーキがあればケーキの代金・備品代です。余興に使うものは備品代に含まれます。頂く会費の平均相場は5~7000円が相場でそれ以上になるとグレードの高い会場・ゲーム景品が期待出来ます。

会費が決まったら細かなプログラムを考えるのですが頂いた会費で済ませたい、または黒字にして利益にしたいからといって料理や設備、会場のグレードを最低限にするのはおすすめしません。ゲストはアナタ達を祝福しに訪れているのですが、無理の無い範囲でおもてなししないと後でバッシングを食らう可能性もあります。

仮に集めた会費以上の出費があった場合は新郎新婦が負担する事が多いです。出来る限り会費をかけたくない場合には会場意外で用意される衣装や花、装飾品を自分で作ったり購入したりすると良いです。招待状やウェルカムボード・プチギフトの手作りはアットホーム感が出るので、ゲストにも喜ばれます。

司会の仕事をハッキリと線引きするのが良い

新郎新婦は式の準備が忙しくほとんど丸投げされたが予算や会場など、司会が決めにくいものもあります。またこれらを勝手に決めてしまっては後で新郎新婦から反感を買う恐れもあるので、お互いのやることをハッキリと線引きするのが良いです。

冒頭で説明した様に金銭の問題や、会場などベースになる部分は新郎新婦で決めて会計や出欠確認、プログラム計画などベースの上にのっかるプランは司会で決めると効率が良いです。仕事を分担すればどちらかが多くやっていると思う事はありませんし、丸投げされている感じも無いのでストレス無く進行できます。

ちなみに司会は1人で進行していくイメージがありますが、仕事量によっては複数いても問題ありません。男女ペアで行うとバランスが良くお互いを補えますが、相性の問題もあるので新郎新婦と話し合いをしながら決めていきましょう。

会場選びのコツ

一昔前まで二次会はホテルや結婚式のホールで行われるのが主流ですが、近年では式の形も様々ですしレストランやバー、大人数が収容出来る居酒屋で行われるケースも珍しくありません。人数や出席するゲストによって会場選びをしていくのですが、いくつかのポイントに注意しておくと良いです。

まずアクセスの良い場所を選択する事。結婚式でお酒を頂く方もいますし、遠方からお祝いに駆けつけてくれる方もいるので車でしかいけない場所だったり、分かりにくいところを選択したりするのはNGです。当日、天候が崩れる事も考慮して駅近だと良いですし、会場の好意で貸切バスを出してくれるところもあります。招待状に地図を載せておくと親切です。

費用ももちろん重要ですが、雰囲気も同じくらい重要ですので必ず下見をして、どんなところなのかを確認して下さい。他にも広さや設備、特典など細かな部分までチェックする事で、充実した二次会を開催出来ます。

当日のスケジュール

コツコツと計画を練っていくのは当然ですが、当日向けにやることリストをまとめておくと無駄の無いスピーディな動きが出来ます。

当日はゲストよりも1時間程度早めに会場入りして挨拶をする事から始まります。早めに来るゲストもいるので順次受付をしながら、開演の10分前になったら挨拶を始めます。開演時間と共に新郎新婦を向かえ挨拶、そのままスピーチと乾杯の音頭をとります。

しばらく歓談と食事の時間を設けるのですが、その間に少しだけ休憩が取れます。その後余興やゲームで会場を盛り上げつつ、次のプランの準備をします。これを2~3回繰り返したら再度新郎新婦が挨拶して退場してお開きです。ゲストを見送ったりギフトを進呈したりして全てのゲストがいなくなったら精算となります。

時間にすると3時間程度ですがかなりのハードスケジュールという事が分かりますし、ゆっくり食事を取る時間なんてありませんので酔いつぶれてしまわない様にお酒はほどほどにしておきましょう。

まとめ

事前準備から当日のスケジューリングまでかなり多忙な司会ですが、出来るだけ早く打診しておくのがベストです。半年~3ヶ月前には進行役を決めておき、その上で打ち合わせをして二次会の計画を練ります。

会費やゲストの人数・会場選びなどベースになるプランは新郎新婦が決定し、その上で動くプログラムを進行役が決めるとストレス無くスムーズに事が運びます。当日はかなりバタバタしているので事前にやることリストを作成していると、焦る事無く進行出来ます。