二次会代行お役立ちコラム

実際のところ二次会代行って凄く便利!

友人・知人へ司会を依頼するのは気が引ける、または適任だと思える人がいない場合は二次会代行サービスを使うと良いです。とは言ってもどんな事、どこまでしてくれるのか?費用やメリット・デメリットなど気になる事が盛りだくさんです。また多くの業者がいる中で選び方のコツや成功へのカギをお教えします。もちろん友人への依頼・代行を比較した情報も公開しているので、コストだけでは無く満足度の高いサービスを選択出来ます。

代行サービスがやってくれる事

細かな部分は業者によって違いますが、会場の打ち合わせに参加し内容を決め、当日は司会や受付までやってくれます。面倒なお金の管理もやってくれるので、知識の無い素人がやるよりもスピーディです。ゲームや余興の段取りもやってくれますし、予算を伝えれば景品まで用意してくれるので依頼して打ち合わせが終われば実質全てお任せになります。

友人・知人へ依頼する際は気軽に依頼出来る反面、何度も打ち合わせをして意見のすり合わせが必要であったり、素人が故のモタつきが気になったりします。

しかし業者はこれまでに多くの実績を積んできたプロなので、こちらの希望や要望をうまく聞き出してくれます。もちろん依頼する友人がいない時にも役立つサービスなので、ゲストに負担をかけたくない場合にはぴったりのサービスです。

全国展開している業者も数多くいるので地方に住んでいる方も安心ですし、そのエリアの風習なども把握しているので身内がいる二次会でも恥をかく事はありません。

幹事・代行の費用比較

友人に司会を依頼した場合、そして業者を使った場合を比較してみました。まず友人へ依頼した場合、必ず発生する費用というのはありません。その為、やろうと思えば無料で依頼出来るのですが実際にところはそう簡単ではありません。

まず司会は当日の仕事量だけでは無く半年前から打ち合わせを行い、招待状を作ったり会場を決めたりアクションを起こさなければなりません。そこで発生する費用はもちろんの事、当日は忙しさ故にゆっくりと食事をする暇も無いのにも関わらず無料で働かせるのはかわいそうです。司会側も無料だと不満に思い関係が悪くなるので会費の減額、または後日お礼金として1~2万円ほど渡すのが一般的です。

それに比べて業者へ依頼すると3~15万円程度発生するので、コストだけで言うと前者にメリットがあります。但し希望を伝える、またはスムーズなプランを練ってくれるのはプロならではなので、満足度や気遣い度で言えば後者に部があります。

依頼するメリットとは?

せっかくならメリットの多い方に依頼をしたい。まず業者へ依頼する際のメリットを知り、自分に合ったプランを立てる事から始めましょう。代行サービスへ依頼するメリットは何といっても、こちらの希望や意見を通しやすい点です。友人・知人の場合は後々の関係性もありうまく伝えられなかったり、躊躇してしまったりするケースもあります。

その点業者はプロなので汲み取りも早く、気兼ねなく意見を言えるのもポイントです。またゲストに気遣わせないで一緒になって二次会を楽しめるのも業者依頼ならではのメリットですし、進行役が酔いつぶれてしまって司会がいなくなる事もありません。進行もスムーズなのでタイムオーバーを気にしなくても良いですし時間ギリギリまで楽しみたい方に向いています。

ちなみに会場で景品をかけたゲームをする事もありますが、自分達で揃えるよりも豪華になる場合もありそれも強みと言えます。業者は様々なパイプがあり、法人として景品を一括購入するので安くてクオリティの高い景品を用意出来ます。

依頼するデメリットとは?

どんなサービスにもデメリットが存在しますが、代行サービスは友人・知人依頼に比べるとコストが割高になるのが一番のネックです。別の項目でも説明した様に友人・知人への依頼だと1~2万、多くても3万円程度の出費になりますが業者の場合は3~15万円が平均相場です。司会のみ、景品や会場は自分達で抑えるという場合は安く済みますが、それでも前者より安くなるケースはほとんどありません。

ゲストの数によっては受付してくれない事もあったり、料金が加算されてしまったりする事もあります。通常の二次会は20~50人規模なのでそれよりも大きく変動するのであれば、事前に相談をしておくと良いです。

プロへ依頼するととんとん拍子でプログラムが進みますが、これは徹底的にマニュアル化されている為です。トラブルを回避しスムーズに進行する為にマニュアル化しているのですが、オリジナリティを求める場合はこれがデメリットになります。少しでもオリジナル感を出したい場合は、プチギフトや景品などを手作りしてみて下さい。

業者の見分け方

たくさんの業者やサービスがある中で、自分達にあったサービスを見つけるのは至難の技です。実際に依頼をした方は何をチェックして業者を見極めたのでしょうか。周りに利用した方がいれば心強いですが、デリケートなサービスなのであまり話題にならないのが現状です。

サービス内容や料金はもちろんですが、ネットの評価や口コミを見て判断するのも賢い手段です。但し気持ちという目に見えないサービスを提供していますので全て鵜のみにするのは危険なので、半信半疑程度にとどめておきましょう。気になる業者がいたらすぐに契約するのではなくまずカウンセリングを利用して、担当者との相性を見極めるのもおすすめです。

サービス同士を比較したり、キャンペーンや割引で判断したりするのも良いですがとにかく激安を謳っているところは、価格と一緒にサービスの質も落としている可能性があるのであまりおすすめ出来ません。担当者からのレスポンスや対応スキル、過去の実績や経験から判断すると質の悪い業者に引っかかる事はありません。

成功させる為には入念な打ち合わせがカギ

気になった業者へアポを取り打ち合わせをする事になったが、正直全部お任せしたいので何度も会いたくない。言っている事は理解出来ますが、二次会を開催してお祝いされるのは業者では無く新郎新婦です。

また一生に一度のイベントなのに業者へ丸投げしては後悔の元になります。過度に行う必要はありませんが最低でも2~3回の打ち合わせをして、お互いの意見やプランをすり合わせておくと良いです。対面での対応が面倒だという場合はチャットツールでグループを作り、関係者全員が情報共有しやすい場所を作っておくと引継ぎ漏れが無くなります。

ちなみに代行サービスとの打ち合わせで伝えておきたいのが予算・招待人数・会場の雰囲気(ジャンル)です。予算が無いと業者もプランを練れませんし、大きくオーバーした場合に負担するのは新郎新婦です。ゲストの人数は招待状の作成や会場選びにも重要な情報ですし、会場の雰囲気が合わないと後々トラブルになりやすいです。

まとめ

気遣いや今後の関係を考えて二次会に関する希望を伝えられない、実際依頼したのは良いがモタつきが気になってイライラしてしまう。代行サービスはこれまでに数々の実績を積んできたプロが司会や幹事を務めてくれるので、素人に依頼するよりも進行がスムーズです。

希望が伝えやすくプランも豊富なのでメリットは多いですがオリジナル感を求める、または低コストで開催したい方にはネックになります。例え依頼した場合でも丸投げせずにしっかりと打ち合わせを重ねる事が、成功までの一番の近道です。