二次会代行お役立ちコラム

結婚式の二次会・受付で混雑してしまわないテクニック

結婚式二次会の受付を任されると誇らしい気持ちと、スムーズに受付出来るか不安な気持ちが混同して混乱してしまいます。受付がうまくいかず渋滞を招いたり、段取りがしっかりしていない為二次会自体がモタついてしまったりしない為には、何をすれば良いのでしょうか?縁の下の力持ちである司会者、進行役だけでは無く受付にスポットを当てて紹介しています。式を最後まで成功させる為にも、前もっていくつかの準備と心構えが必要です。

流れを知りイメージトレーニング

何もわからずにぶっつけ本番でやるよりも、大まかで構わないので流れを知りイメージトレーニングしておくのではずいぶん状況が違います。これは結婚式の二次会にも言える事で、受付をスムーズに行う為には情報を集めるのが先決です。
受付はまずゲストの名前を確認し、参加者リストに記入します。後で管理しやすい様にグループ分けしていると便利です。名前をチェックしたら続いては会費です。この時、細かいおつりを用意しておくと当日モタつく事はありません。
会費を受け取った後、配布物を渡して会場に案内が一般的ですが新郎新婦の思い出の為にも、写真撮影やメッセージカードを用意しておくと良いです。SNSで発信する際は、必ず了承を得てからで無いとトラブルを招く事もあるので注意して下さい。ゲストを会場へ案内すれば、無事受付の仕事は完了です。

当日までに準備すべきものは?

よりスムーズに受付をする為に、当日までにいくつかのアイテムを用意しておきます。参加者リストは必須で、これが無いと受付する意味がありません。リストには氏名や出席チェック以外にも通し番号もありますので、新郎新婦から出来るだけ早くリストを頂き、自分なりにどうまとめるか考えておくのも良いです。
多くの方が参加する二次会の場合、頂いた会費の管理も重要になります。会費を裸で置くのは危険なので、出来れば鍵のついている集金箱を用意して下さい。ここで重要なのがお釣りとして用意したお金と会費は別に管理する事です。後になって分けると時間がかかりますし、計算ミスを招きます。
お釣りは1000円札だけでは無く500円、100円玉を多く用意しておくと臨機応変に対応出来ます。他にも筆記用具やメモ帳があると、よりスムーズに事を運ぶ事が出来ます。

開始前に確認しておきたいポイント

当日は二次会ギリギリの時間に来るのではなく、余裕を持って1時間ほど前に来るとスムーズです。まず会場に入ったら、受付の流れを確認します。複数のメンバーがいるのなら、リストチェック・会費の受け取り・会場への案内といくつかのステップの役割分担を行い、少しでもモタつきを無くすには何が必要かを確認しておきます。
また会場の間取りやレイアウトを確認しておく事でスムーズに案内出来ますし、仮に混雑した場合にも対処が出来ます。トイレや喫煙室なども確認しておくとゲストから聞かれた時に素早く対応出来ます。
また幹事と二次会の進行や状況に関して、しっかりと情報共有しておく事も大切です。いつまで受付をするのか?開宴、閉宴時間だけでは無くいつまで会場を開放するのかまで確認するとイレギュラーが生じた時にもトラブルを回避出来ます。

まとめ

結婚式の二次会をより良い物にする為に必要な数々の準備とステップ。これらをしっかりとエスコートしてくれるのが受付の仕事です。事前に流れを確認するのはもちろんの事、スムーズにエスコートする為にチェックリストや集金箱など必要なグッズを用意するとベストです。
二次会が始まる前からやる事は数多くあり、複数のメンバーがいる場合は情報を共有しておく事でイレギュラーの対処が出来ます。当日は細かく役割分担をしておく事でモタつきを回避出来ますし、ゲストをイライラさせる事はありません。